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Doodle est un outil de planification basé sur le web qui promet d’éliminer les tracas liés à l’organisation de réunions par e-mail ou par téléphone. Vous définissez les détails de la réunion, vous incluez les options de temps que vous souhaitez, et vous invitez d’autres personnes par e-mail à répondre au sondage. Cliquez ici pour en savoir plus.
Qui n’a pas eu cette expérience amusante ? Vous essayez de trouver un bon moment pour vous réunir avec cinq personnes, et 12 tours de Reply All plus tard, vous n’êtes pas plus près de trouver le bon endroit.
Lorsque vous activez un nouveau compte, Doodle vous offre automatiquement un essai gratuit de 14 jours de Doodle Premium. Cette version de luxe interagit avec votre ou vos calendriers existants sur Google, Outlook et d’autres applications de calendrier populaires, de sorte que vous pouvez voir ce que vous faites et ce que vous n’avez pas de disponible sans avoir à basculer entre les fenêtres et les sites web.
Doodle Premium vous permet également d’envoyer des rappels automatiques, de demander des informations supplémentaires aux invités et d’utiliser d’autres fonctions supplémentaires, dont MeetMe. C’est gratuit, bien sûr, juste assez longtemps pour vous rendre accro ; si vous ne payez pas pour le maintenir, vous risquez de faire la moue sur les subtilités que vous perdez sans la version premium.
Sondages d’opinion
Les sondages Doodle sont le cœur de Doodle et la raison la plus convaincante de s’y inscrire. Une fois que vous avez créé un compte, vous pouvez créer autant de sondages que vous le souhaitez et organiser autant de réunions que vous le souhaitez, le tout gratuitement.
Votre sondage peut porter sur plusieurs tranches horaires différentes dans la même journée, ou sur plusieurs jours (ou semaines ou mois). Vous pouvez également ajouter des événements sur plusieurs jours (pour des questions telles que « Est-il préférable de programmer la retraite du conseil d’administration le troisième week-end de juillet ou le premier week-end d’août ?)
Les participants reçoivent un courriel de votre part via Doodle.com leur demandant de répondre au sondage. (Parfois, il n’est pas plus facile de faire répondre les gens au sondage que de leur faire répondre à un courriel, un appel téléphonique ou un SMS concernant la réunion, mais c’est une autre histoire pour une autre fois).
Lorsqu’ils finissent par cliquer sur le lien vers votre sondage Doodle, chaque invité se voit présenter un tableau indiquant les dates et heures envisagées pour la réunion. Ils peuvent cocher la case sous chaque date s’ils sont disponibles ou la laisser vide si ce n’est pas le cas.
Les participants peuvent également voir ce que les autres qui ont répondu avant eux ont choisi. Doodle tient à jour un total pour vous, et au fur et à mesure que les gens répondent, il devient clair quelle option va fonctionner.
Autre caractéristique utile de l’édition premium : Avec une longue liste d’invités, Doodle permet de savoir facilement qui n’a pas encore répondu au sondage. Ainsi, vous pouvez les harceler sans déranger ceux qui ont répondu consciencieusement.
Il n’est pas nécessaire d’être un participant à une réunion pour créer le sondage. Doodle vous demandera avant d’envoyer les invitations si vous souhaitez vous aussi participer au sondage.
À moins que les heures alternatives ne soient prédéterminées, tout le monde est à la merci du créateur du sondage lorsqu’il s’agit de proposer des heures possibles. Les gens ont tendance à choisir des horaires qui leur conviennent et à donner ensuite aux autres participants la possibilité d’en choisir un.
Que se passe-t-il si vous ne parvenez pas à obtenir un consensus sur les horaires que vous avez proposés, mais que tout le monde, sauf vous, est disponible à un autre moment ? Vous vous retirez de la réunion ou vous retournez à la case départ ? Doodle ne peut malheureusement pas vous aider à répondre à cette question – mais vous pouvez changer l’adresse électronique de l’administrateur du sondage, afin de transférer la responsabilité à quelqu’un d’autre.
L’un des écueils potentiels du fonctionnement de Doodle est qu’il n’existe qu’un seul type de calendrier. Contrairement à la plupart des programmes de calendrier populaires, vous ne pouvez consulter le calendrier Doodle qu’une semaine à la fois, avec une colonne verticale pour chaque jour.
Si votre calendrier est un peu fou, avec des rendez-vous qui se chevauchent et plusieurs éléments sur une même journée, les limitations de visualisation peuvent être un peu contraignantes. Il est parfois préférable d’ouvrir votre calendrier dans une fenêtre séparée de toute façon, juste pour qu’il soit plus facile de savoir ce qui se passe vraiment.
Doodle MeetMe
MeetMe est une fonction premium qui vous aide à organiser des rencontres individuelles avec des collègues ou des amis. Vous pouvez même créer votre propre URL pour la partager avec eux, par exemple www.doodle.com/yourname.
Tout d’abord, connectez votre ou vos calendriers existants, de sorte que MeetMe sache ce que vous devez afficher comme heures de pointe. Ensuite, les visiteurs de votre URL peuvent voir quand vous êtes libre et vous suggérer une heure de réunion qui leur convient et qui n’entre pas en conflit avec les rendez-vous de votre semaine déjà chargée. Vous recevez la demande de réunion dans votre courriel, et vous verrez également la demande en attente sur votre calendrier.
Les données de votre calendrier personnel sont agrégées ou résumées, ce qui signifie que les visiteurs de MeetMe ne peuvent voir que vos heures libres et vos heures de pointe, et non les détails de ce que vous avez prévu.
La capture d’écran suivante montre l’aspect d’un calendrier à une personne qui visite la page MeetMe dans l’espoir de trouver un moment pour parler des changements apportés au guide de style. Les blocs gris correspondent aux heures où l’utilisateur est dans d’autres réunions ou en dehors du bureau, mais le visiteur sait seulement que l’utilisateur est indisponible. Ainsi, le spectateur a suggéré trois autres heures de réunion (en bleu).
