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À l’instar de toute entreprise, la gestion d’un organisme de formation est loin d’être une partie de plaisir. Cela nécessite non seulement de la rigueur, mais aussi de l’organisation au vu des enjeux et nouveaux défis connexes à ce type de structure. Vous êtes un professionnel du secteur de la formation continue ou un dirigeant d’un centre de formation et vous souhaitez optimiser sa gestion ? Voici quelques conseils très utiles pour y parvenir.
Opter pour la digitalisation de son centre de formation
Dorénavant, il va sans dire que le digital est au centre de toutes les politiques de gestion. Gérer un centre de formation n’y déroge pas non plus. Ainsi, investir dans de bons logiciels de gestion est la meilleure alternative qui soit pour allier efficacité et prestations de qualité au sein de votre organisme. De facto, vous répondrez au mieux aux besoins sans cesse grandissants de la clientèle. En réalité, avec ces logiciels, vous centralisez toutes les informations de votre centre de formation dans une seule et même solution informatique, ce qui vous permet de les consulter très facilement si besoin.
Doté de nombreuses fonctionnalités très intéressantes et de solutions innovantes à savoir les agendas partagés, les modules de facturation, des outils de gestion RH… le logiciel de gestion permet en effet d’effectuer plusieurs actions et d’automatiser certaines tâches de votre centre de formation. Il s’agit entre autres de la gestion des plannings de l’organisme, la collecte et la mise à jour des informations relatives aux clients, la gestion de la comptabilité et de la masse salariale. Dès lors, non seulement la digitalisation vous permet de simplifier la gestion quotidienne de votre organisme, mais aussi elle vous fait gagner du temps tout en proposant des services de qualité à vos clients. Il s’agit d’une meilleure alternative pour obtenir le référencement Datadock ainsi que la certification Qualiopi.
Externaliser la gestion administrative
La gestion administrative d’un centre de formation incombe de nombreuses tâches au dirigeant. À lui seul, il doit rédiger les conventions de formation, prendre contact avec les financeurs pour des demandes de financement OPCO, sécuriser les paiements ainsi que d’autres missions chronophages sans réelles valeurs ajoutées. Même si le recours à un logiciel de gestion s’avère une alternative idéale pour la simplifier, cela ne sera pas toujours suffisant. Dès lors, externaliser la gestion administrative de votre organisme de formation est très indiqué. L’externalisation des services administratifs vous permettra d’optimiser non seulement les budgets formation de vos clients, mais aussi de vous dispenser de certaines tâches moins importantes. De facto, vous aurez beaucoup plus de temps pour vous concentrer aussi bien sur votre cœur de métier que sur le développement commercial de centre de formation. Pour cause, tout votre temps, vous l’investirez dans la qualité de vos formations, le suivi de vos stagiaires, mais aussi dans l’acquisition de nouveaux clients ou la fidélisation des clients déjà disponibles !
