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Envoyer un courriel à un professeur devrait être simple. Vous envoyez des courriels tout le temps ! Mais envoyer un courriel à un professeur est différent d’envoyer un courriel à un ami ou à un membre de la famille. L’étiquette professionnelle des courriels n’est pas quelque chose qui est souvent enseigné, ce qui rend l’envoi de ce premier courriel d’autant plus stressant. Ces conseils vous aideront à rédiger un courriel approprié et à obtenir une réponse.
La salutation
Débutez votre courriel à votre professeur par un « Cher » ou un « Bonjour ». Cette règle doit être suivie obligatoirement dans les courriels professionnels. « Salut » est trop décontracté pour cette situation.
Le titre et le nom
La salutation doit être suivie du titre et du nom du professeur. Cela peut vous sembler trop formel, mais c’est un moyen important de montrer votre respect pour sa personne, sa position et sa formation. Omettre le titre ou utiliser le mauvais titre pourraient offenser votre destinataire. La plupart des professeurs doivent être appelés « professeur » ou « docteur », suivi de leur nom de famille. Assurez-vous de vérifier l’orthographe de leur nom avant d’appuyer sur envoyer.
Présentez le contexte
Certains professeurs ont des centaines d’étudiants et peuvent avoir besoin d’un certain contexte pour pouvoir vous situer et répondre à votre question. Cela est particulièrement vrai si vous leur envoyez un e-mail pour la première fois. La façon la plus simple de les aider à savoir qui vous êtes est de leur dire dans laquelle de leurs classes vous êtes et quel jour votre classe se réunit (si elle a plusieurs sections.). Vous pouvez laisser cette partie de côté si vous êtes absolument sûr que votre professeur vous connaît par votre nom.
Soyez clair
Les professeurs reçoivent beaucoup d’e-mails, alors assurez-vous que votre demande est simple et précise. Formulez votre question clairement afin que votre professeur n’ait pas à lire le courriel plusieurs fois pour comprendre ce que vous voulez. Vous pouvez également réduire le nombre d’e-mails nécessaires pour répondre à votre question en énumérant brièvement les mesures que vous avez déjà prises pour tenter de répondre à votre question. Il s’agit notamment de vérifier le plan de cours (une étape incontournable avant d’envoyer un courriel à un professeur), de demander à un camarade de classe et de parler à l’assistant technique.
Signez
Finissez le courriel par une signature suivie de votre nom. Un simple “ Merci” ou “cordialement » feraient l’affaire, suivis de votre nom. Si l’adresse électronique de votre université ne contient pas votre nom complet, vous pouvez inclure votre prénom et votre nom de famille dans votre signature. Cela permettra au professeur de vous trouver plus facilement dans son système.
Envoyez-le depuis l’adresse électronique de votre Université
L’utilisation de l’adresse électronique de votre université donne à votre courriel un aspect plus professionnel et garantit que le courriel passera à travers le filtre anti-spam de l’université. Votre adresse électronique universitaire signale également au professeur que vous êtes l’un de ses étudiants et qu’il prendra donc votre message plus au sérieux.
